Der erste Büroumzug – Sieben Punkte Plan für den reibungslosen Umzug in ein neues Büro

Umziehen, ob gewerblich oder privat, bedeutet Stress. Damit Ihr erster Umzug in ein neues Büro nicht im Chaos endet, sollten Sie ihn mit einer ausreichenden Vorlaufzeit planen. Eine sorgfältige Organisation benötigt Zeit. Obendrein erspart sie Ihnen Kosten und gewährleistet einen reibungslosen Übergang in die täglichen Betriebsabläufe. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig in Ihre Umzugspläne mit ein.

Handwerkerleistungen für das neue Büro

Erstellen Sie vor der Terminierung für den Umzug einen Renovierungs- und Ablaufplan. Im neuen Büro sollten sämtliche Anschlüsse, EDV- und Telefonanlage termingerecht vorhanden und funktionsfähig sein. Fordern Sie vor Ihrem Einzugstermin eine termingerechte Ausführung der Dienstleister an. Auf den Auszug- und Einzugstermin abgestimmt muss der Telefonanbieter die Anschlüsse freischalten. Für gewerbliche Kunden funktioniert das in der Regel pünktlich, trotzdem sollten Sie hier am Ball bleiben und rechtzeitig den Anbieter, ggf. auch mit Nachdruck, daran erinnern.

Einrichtungsplan für das neue Büro

Planen Sie oder gemeinsam mit einem Architekten, anhand einer Raumskizze, die Einrichtung. Berücksichtigen Sie dabei kurze Wege, die im Zusammenspiel von Mitarbeitern und Abteilungen wichtig sind.

Wie, und durch wen, soll der Umzug erfolgen

Umziehen kostet Geld. Die Überlegung, einen derartigen Kraftakt mit eigenem Personal und möglichst am Wochenende durchzuführen, erspart zwar Kosten, ist meistens nicht effizient genug. Mit einem Umzugsunternehmen, das auf Firmenumzüge spezialisiert ist, sind Sie auf der sicheren Seite. Erstellen Sie zum Gespräch eine Inventarübersicht der zu transportierenden Gegenstände, die für evtl. Schadensansprüche maßgeblich sein kann.

Ein Kostenvoranschlag informiert, welche Leistungen erbracht werden. In der Regel ist das: Verpackungsmaterial, Schutzfolien, Versicherungsschutz, Aktenvernichtung und ausreichende Manpower. Prüfen Sie gemeinsam mit der Umzugsfirma, welche Leistungen Sie mit Ihren Mitarbeitern in Eigenregie übernehmen können. Zum Beispiel können Akten, Büromaterial selbst eingepackt und Schreibtische geleert werden.

Termin für Umziehen festlegen

Suchen Sie sich den Termin aus, der für Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden möglichst störungsfrei verläuft. Optimal dazu können Brückentage sein. Vielleicht treffen Ihre Betriebsferien und die Ihrer wichtigsten Kunden aufeinander. Oder besprechen Sie mit Ihrem Umzugsunternehmen, ob ein Wochenende infrage kommt.

Neue Anschrift beim Handelsregister melden

Die Meldung über die Veränderung des Firmensitzes hängt von der Rechtsform Ihres Gewerbes ab. Bleibt das Gewerbe innerhalb der Gemeinde oder Stadt genügt eine Ummeldung. Ziehen Sie in ein anderes Gebiet, genügt die Ummeldung nicht mehr. Das Gewerbe ist abzumelden und am Firmensitz wieder anzumelden. Bei einer UG oder GmbH bspw. muss die Änderung der Anschrift über einen Notar ablaufen. Bei Nichtbeachtung der handelsrechtlichen Vorschriften drohen Zwangsgelder.

Adressenänderung bekannt geben

Berufsgenossenschaft, Finanzamt, IHK, Versicherungen – evtl. umschreiben auf den neuen Firmensitz, Anwälte, Kfz- und Ummeldung Rundfunkbeitrag, Steuerberater, Postnachsendungsantrag stellen, Telefoneintrag ändern, Neudruck für Geschäftspapiere und Visitenkarten.

Kundeninformation und Homepage

Circa zwei Wochen vor Ihrem Umzug sollten Sie Ihre Kunden über die örtliche Veränderung informieren. Dies kann per E-Mail oder in schriftlicher Form an den zuständigen Ansprechpartner erfolgen. Bitten Sie ihn, die Korrekturen in seinen Dateien zeitnah zu übernehmen, um postalische Rücksendungen zu vermeiden. Sie selbst veranlassen Ihr Impressum zu ändern und gleichzeitig in Online-Shops, -Portalen die neue Lieferanschrift einzusetzen.